KIAT-KIAT MENGELOLA KOPERASI YANG PROFESIONAL

Seperti yang kita ketahui, bahwa koperasi bukanlah badan usaha yang berupa kumpulan modal. Koperasi adalah badan usaha yang unik karena dimiliki oleh banyak individu. Koperasi merupakan kumpulan dari individu-individu yang memiliki kesamaan visi, misi, dan didasari oleh jiwa kerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam operasinya, kebijakan-kebijakan yang diambil dalam koperasi dilakukan secara demokratis demi kepentingan untuk mencapai tujuan dan keinginan bersama.

Pada dasarnya, pengelolaan koperasi yang profesional adalah didasari oleh kemampuan pengurus atau manajemen koperasi untuk menjalankan keputusan dan kebijakan yang sudah dibuat secara demokratis dalam Rapat Anggota Koperasi dan ditunjang oleh pengawasan yang kontinu atas realisasi dan implementasi kebijakan-kebijakan tersebut.

Jadi sebenarnya sederhana, uraian ringkasnya menurut pengalaman kami adalah sebagai berikut :

1. Dalam RAT disusun dan diputuskan mengenai program kerja, tujuan yang akan dicapai, pokok-pokok kebijakan yang harus dijalankan oleh pengurus dan atau manajemen, dan jumlah anggaran yang dibutuhkan.

2. Pengurus koperasi dan atau manajemen koperasi menuangkan pokok-pokok kebijakan menjadi “aturan main” yang harus diikuti oleh semua anggota koperasi tanpa terkecuali.

3. Pangawas koperasi mengawasi dan memberikan koreksi agar dalam implementasi kebijakan dan aturan main ini, pengurus dan atau manajemen koperasi benar-benar (sungguh-sungguh) memegang teguh kebijakan yang sudah disepakati bersama sehingga tidak terjadi penyimpangan yang akan membahayakan operasional koperasi.

Melihat tiga poin di atas di mana memang cukup sederhana, namun berat dalam implementasinya. Betapa tidak, karena biasanya banyak sekali godaan untuk melakukan penyimpangan baik kecil atau besar. Penyimpangan tersebut bisa disebabkan oleh masalah kecil/besar. Misalnya, karena ada anggota yang sedang sakit, kemudian membutuhkan uang untuk berobat. Anggota tersebut mengajukan pinjaman uang yang melebihi batas plafon yang sudah ditetapkan dalam “peraturan peminjaman uang”. Sering kali, oleh karena merasa iba, pinjaman pun dicairkan. Terjadilah penyimpangan yang semestinya harus dihindari. Dalam hal ini, Pengurus atau Manajemen koperasi akan merasa benar karena membantu anggota yang kesulitan dan perlu berobat. Sedangkan tanggung jawab dalam melaksanakan kebijakan sudah pasti salah. Demi kepentingan berobat satu orang anggota maka keputusan demokratis dari puluhan, ratusan, bahkan ribuan anggota terabaikan.

Jika kasus seperti ini menimpa anda, bagaimana anda dapat mengatasinya ? Ini merupakan sebuah dilema. Jika kita adalah pengurus atau manajemen koperasi yang profesional maka kita harus berani menolak penyimpangan seperti hal tersebut dan memberikan solusi kepada anggota tersebut dengan cara-cara yang profesional pula karena selalu ada jalan keluar untuk satu masalah.

Selain implementasi poin di atas, diperlukan juga kemampuan manajerial dari pengurus, pengawas atau manajemen Koperasi untuk menjalankan usaha yang transparan dan mampu mengembangkan koperasi. Jadi pengurus, pengawas atau manajemen harus mampu membaca dan melihat trend sehingga dapat mengikuti perkembangan usaha yang dinamis. Pengurus, pengawas atau manajemen koperasi haruslah belajar untuk terbuka kepada semua anggotanya baik dalam sistem kerja, laporan keuangan, dan hasil pengawasan atas jalannya koperasi. Selain itu, pengurus atau manajemen koperasi juga perlu memberikan pendidikan dan pelatihan kepada anggota koperasi untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan anggota, pengembangan anggota, dan pengetahuan tentang bagaimana hidup berkoperasi yang baik dan benar.

Dalam menjalankan koperasi secara profesional maka tidak terlepas dari penerapan fungsi-fungsi manajemen standard. Fungsi-fungsi manajemen yang harus diterapkan untuk mencapai tujuan koperasi, yakni :

1. Fungsi Perencanaan

Fungsi perencanaan merupakan dasar dari semua kegiatan koperasi yang disusun guna mencapai tujuan yang akan dicapai dalam suatu periode yang terukur.
Misalnya : berapa jumlah anggota yang akan dicapai dalam waktu 1 tahun, berapa omzet yang ingin dicapai dalam waktu 1 tahun, berapa SHU yang akan dibagikan tahun ini, dsb. Perencanaan ini harus disusun oleh pengurus dan disahkan oleh RAT agar semua anggota mengetahui rencana kerja koperasi sehingga semua anggota dapat mendukung kegiatan koperasi sehari-hari.

2. Fungsi Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah fungsi terpenting setelah rencana kerja koperasi disusun. Tahap ini adalah menyusun fungsi SDM yang akan mengemban tugas agar kegiatan-kegiatan dalam rencana kerja dapat secara efektif dan efisien dijalankan oleh SDM koperasi. Kunci keberhasilan dalam tahap ini adalah menaruh orang yang tepat pada posisi yang tepat sehingga semua tugasnya dapat dilaksanakan dengan baik.

3. Fungsi Pelaksanaan

Fungsi ini adalah menjalankan semua kegiatan yang sudah disusun dengan sebaik-baiknya, SDM koperasi bertanggung jawab atas tugas yang sudah dilimpahkan, dan dalam pelaksanaannya SDM koperasi mematuhi rambu-rambu yang sudah ditetapkan dalam RAT. Dalam tahap ini, tugas administrasi sehari-hari seringkali menjadi hambatan dan sering terabaikan karena kurangnya pengetahuan akan teknologi tepat guna yang dapat diterapkan untuk memudahkan kegiatan administrasi dan di samping itu investasi teknologi dirasakan masih cukup mahal. Fungsi pelaksanaan ini sering kali menjadi kendala bukan cuma pada koperasi yang besar, akan tetapi pada koperasi yang jumlah anggotanya hanya ratusan. Tertib administrasi dan mematuhi kebijakan yang sudah ditetapkan dalam RAT merupakan syarat mutlak untuk mencapai tujuan koperasi.

4. Fungsi Pengendalian dan Evaluasi

Fungsi pengendalian dan evaluasi ini adalah untuk menilai dan apakah fungsi pelaksanaan sudah sesuai dengan rencana kerja atau tidak. Apakah dalam pelaksanaan kegiatan sudah mematuhi rambu-rambu kebijakan koperasi atau terdapat penyimpangan. Sering kali fungsi tersebut dianggap sangat sensitif dan tabu karena sikap pengurus dan manajemen koperasi yang tidak terbuka terhadap anggota atau sesama pengurus koperasi lainnya.

Mengelola koperasi sama halnya dengan mengelola perusahaan plus organisasi sosial. Di satu pihak kita mesti memikirkan keuntungan dan di pihak lain kita mesti memikirkan aspek sosial anggota. Memang cukup pelik apabila kita tidak bisa membedakan mana kepentingan koperasi secara kolektif dan mana untuk kepentingan anggota secara individu.

Pada bagian yang terdahulu kita sudah mendapatkan kiat-kiat yang merupakan bagian dari manajemen dan pengambilan keputusan. Kali ini kita akan melihat sebuah kasus sederhana yang pemecahannya adalah diserahkan kepada Anda yang membacanya. Solusi terbaik adalah kita harus selalu belajar untuk menilai dan mengoreksi diri, “apakah yang sudah saya lakukan ini sudah bermanfaat, demi kebaikan diri saya, orang lain, atau kelompok ?”, “apakah saya juga bersedia untuk diperlakukan seperti ini oleh orang lain ?”, “apakah ada cara untuk menyelesaikan masalah dengan musyawarah dan menemukan solusi win-win ?”.

Contoh kasus yang akan dikemukan di sini adalah sebagai berikut :

Pada suatu pagi yang cerah, saya berangkat ke kantor dengan hati yang ceriah dengan persiapan menghadapi rapat direksi tentang efisiensi biaya yang sudah berhasil saya capai. Hari ini juga merupakan hari di mana pinjaman uang anggota koperasi akan direalisasikan. Kebetulan saya adalah Manajer Keuangan perusahaan dan juga Ketua Koperasi Karyawan di perusahaan yang memiliki anggota 2000 orang. Perusahaan di mana saya bekerja memiliki 2100 orang karyawan dan merupakan sebuah pabrik otomotif yang cukup terkenal di tanah air. Perusahaan saya ini sangat memperhatikan kesejahteraan karyawan. Begitu pula kesuksesan yang diraih oleh Koperasi adalah berkat dukungan perusahaan. Ketika saya baru turun dari kendaraan, tiba-tiba saya dikejutkan oleh seorang operator mesin yang sedang berlari menghampiri saya.

“Pak, pak, saya mau minta tolong. Tadi pagi ketika mengantarkan anak saya ke sekolah, karena kurang hati-hati, anak saya tertabrak motor di depan sekolah. Saya sudah membawanya ke rumah sakit dan kata dokter mesti dioperasi saat ini juga. Saya butuh duit 8 juta saat ini. Pak, saya mau minjam uang ke koperasi sekarang juga”, kata operator tersebut mendesak.

Dalam suasana yang kaget dan prihatin, saya sebagai Ketua Koperasi dan Manajer Keuangan perusahaan yang selalu memegang teguh prinsip dan prosedur kerja, apa yang mesti saya lakukan?

Semua pinjaman uang yang akan direalisasikan hari ini adalah pinjaman yang sudah memenuhi syarat dan prosedur pinjaman resmi koperasi. Bagaimana mencari uang 8 juta pada saat ini ? Bagaimana saya bisa mempercayai operator tersebut saat ini juga ? Sebagai seorang Manajer Keuangan, saya tidak bisa mengeluarkan uang perusahaan tanpa ada persetujuan direksi. Lagi pula, saya akan ada rapat dengan direksi. Tetapi, operator tersebut butuh uang saat ini juga. Apakah yang mesti saya lakukan sebagai Manajer Keuangan dan Ketua Koperasi ?

Kasus tersebut dapat menjadi bahan diskusi kita bersama. Silahkan kirimkan solusi masing-masing dari diri kita ke email: info@koperindo.com. Solusi ini akan menjadi masukan kita bersama di edisi InfoKop mendatang. Gunakan pengetahuan dan pengalaman kita dalam mengelola koperasi. (bersambung)

Sumber : http://dokasg.wordpress.com/